Kantor Depan Hotel

TELEPHONE OPERATOR SECTION

A..Ruang Lingkup telepon operator section

1.  Telepon Operator

adalah salah satu seksi yang ada pada Kantor Depan Hotel yang mempunyai kedudukan yang sama dengan petugas informasi,  penerima tamu,  pemesanan kamar, pelayanan barang dan kasir kantor depan.

2. Adapun layanan komunikasi yang biasanya diberikan oleh pihak hotel / telepon operator adalah :

-      Menangani/ menjawab sambungan telepon masuk (Incoming Call)

-      Menangani panggilan telepon keluar (Outgoing Call)

-      Memberikan layanan pengiriman dan penerimaan faksimili

-      Memberikan layanan akses internet (wire atau spot)

-      Memberikan layanan bangun pagi (wake-up call/morning call)

-      Memberikan layanan informasi (hotline)

-      Memberikan layanan pemutaran hiburan film dan musik ( cuma - cuma atau pasca bayar ) di kamar tamu dan musik di area publik di hotel

-      Memberikan layanan komunikasi di dalam hotel (House Call)

-      Menangani panggilan telepon darurat dan ancaman telepon ( emergency call )

-      Menangani panggilan pesan di hotel dan pengaturan parkir kendaraan melalui pengeras   suara

3. Lokasi telepon operator

      Ruang telepon biasanya diletakkan dikamar belakang yang bersebelahan dengan ruang kasir dan penerima tamu. Untuk memudahkan tamu meminta sambungan dan menghindari terjadinya “ late charge “ ( tamiu meninggalkan hotel tanpa membayar ongkos pelayanan telepon. Disamping itu hal – hal yang perlu diperhatikan oleh Petugas Operator adalah :

-     Terdapat operator rack yang disusun secara  alphabetical.

-     Nama – nama tamu disusun dengan benar pada rack oprerator

-     Menerima slip check out dari reception dan memberikan informasi kepada departemen terkait.

-     International spelling board harus diseragamkan menurut aturan yang berlaku.

-     Harus mempunyai daftar telepon penting, seperti Bank, Restaurant, Travel Agent, Rumah Sakit , Taxi, Airport,  Hotel, Tempat wisata, dll.

-     Terdapat juga Air – Flight Schedule Book Internasional dan Domestik, Jadwal keberangkatan kereta api, bus dll.

         4.  Tugas pokoknya  adalah :

Menangani permintaan sambungan pembicaraan telepon diantaranya adalah sebagai berikut adalah beberapa jenis – jenis hubungan  telepon dapat dibagi atas :

-          Hubungan antar departemen  atau antar seksi. ; hubungan antara tamu satu dengan tamu yang lain di dalam lingkungan hotel.

-          Hubungan local. ; Hubungan antara satu daerah dengan daerah lain dalam satu kota.

-          Hubungan Interlokal.; Hubungan dari satu kota ke kota lain.

-          Hubungan Internasional. ( Long distance Call ) ; hubungan  jarak jauh antar negara